Workflow-Automatisierung

Automatisieren Sie Ihre Transkriptionsprozesse vollständig. Konfigurieren Sie Auslöser, Bedingungen, Aktionen und Integrationen, um intelligente und effiziente Workflows zu erstellen.

Warum automatisieren?

Workflow-Komponenten

1. Auslöser

Was startet den Workflow automatisch:

| Auslöser | Beschreibung | Beispiel | |---|---|---| | Datei-Upload | Wenn eine neue Datei eingereicht wird | Upload über Dashboard oder API | | Geplante Zeit | Zu bestimmten Zeiten | Täglich um 8:00 Uhr | | Webhook empfangen | Wenn ein anderes System benachrichtigt | Neue Datei in Google Drive | | Batch abgeschlossen | Wenn ein Batch abgeschlossen ist | Alle 20 Dateien verarbeitet | | Guthaben aufgeladen | Nach Guthabenkauf | Zahlung bestätigt |

2. Bedingungen (Filter)

Regeln, die bestimmen, ob der Workflow fortgesetzt werden soll:

• Dateiformat: Nur MP3 und WAV verarbeiten
• Größe: Aufteilung anwenden, wenn größer als 100 MB
• Sprache: Weiterleitung an eine bestimmte Engine nach Sprache
• Zeit: Batch-Verarbeitung außerhalb der Stoßzeiten
• Guthaben: Anhalten, wenn Guthaben nicht ausreicht

3. Aktionen

Was der Workflow ausführt:

• Transkribieren: Transkription mit vordefinierten Einstellungen starten
• Exportieren: Ergebnis in einem bestimmten Format speichern
• Benachrichtigen: E-Mail, Slack-Nachricht oder Webhook senden
• Organisieren: In Ordner verschieben, Tags hinzufügen
• Integrieren: Ergebnis an ein externes System senden

Vorkonfigurierte Workflows

Basis-Transkriptions-Workflow

File upload
  -> Check supported format
  -> Transcribe with AssemblyAI
  -> Export as TXT and DOCX
  -> Notify by email

Video-Untertitelungs-Workflow

Video upload
  -> Extract audio automatically
  -> Transcribe with speaker identification
  -> Generate SRT and VTT captions
  -> Send to captions folder
  -> Notify editing team

Besprechungsprotokoll-Workflow

Meeting recording upload
  -> Transcribe with AssemblyAI
  -> Enable speaker identification
  -> Export as formatted DOCX
  -> Email to participants
  -> Archive on Google Drive

Batch-Verarbeitungs-Workflow

Scheduled time (daily at 10:00 PM)
  -> Find files in "pending" folder
  -> Check credit balance
  -> Transcribe all in parallel
  -> Export in configured format
  -> Move to "completed" folder
  -> Summary report by email

Erstellen Ihres ersten Workflows

Verfügbare Integrationen

Speicher

• Google Drive: Ordner automatisch synchronisieren
• Dropbox: Automatischer Upload und Download
• Amazon S3: API-Integration
• OneDrive: Dateisynchronisation

Kommunikation

• E-Mail: Angepasste Benachrichtigungen
• Slack: Nachrichten in Kanälen oder DMs
• Microsoft Teams: Kanalbenachrichtigungen
• Discord: Benachrichtigungs-Webhooks

Automatisierung

• Zapier: Über 5.000 Integrationen verfügbar
• Make (Integromat): Erweiterte visuelle Workflows
• REST-API: Benutzerdefinierte Integration
• Webhooks: Echtzeit-Ereignisse

Workflow-Überwachung

Automatisierungs-Dashboard

Verfolgen Sie Ihre Workflows in Echtzeit:

• Letzte Ausführungen (erfolgreich/fehlgeschlagen)
• Durchschnittliche Ausführungszeit
• Fehler und Warnungen
• Pro Workflow verbrauchtes Guthaben
• Vollständige Ausführungshistorie

Konfigurierbare Warnungen

Richten Sie Benachrichtigungen ein für:

• Fehlgeschlagene Workflow-Ausführung
• Nicht ausreichendes Guthaben zum Fortfahren
• Langlaufende Ausführung (über Erwartung)
• Ausführungslimit erreicht

Best Practices

Planung

• Beginnen Sie mit einfachen Workflows und steigern Sie die Komplexität schrittweise.
• Dokumentieren Sie jeden Workflow und seinen Zweck.
• Verwenden Sie eine klare, beschreibende Benennung.
• Weisen Sie jedem Workflow Verantwortliche zu.

Sicherheit

• Verwenden Sie dedizierte Anmeldedaten für die Automatisierung.
• Beschränken Sie Berechtigungen auf das notwendige Minimum.
• Überwachen Sie Ausführungen regelmäßig.
• Implementieren Sie Fehlerwarnungen.

Optimierung

• Gruppieren Sie ähnliche Aktionen zur Effizienzsteigerung.
• Verwenden Sie nach Möglichkeit die Stapelverarbeitung.
• Legen Sie strategische Ausführungszeitpläne fest.
• Überprüfen und optimieren Sie Workflows regelmäßig.

Weiterführende Informationen

• Webhooks & Benachrichtigungen – Richten Sie Callbacks für Ihre Workflows ein
• Batch-Verarbeitung – Automatisieren Sie Massentranskriptionen
• API-Integration – Erstellen Sie benutzerdefinierte Integrationen