Workflow Automatisering

Automatiseer uw transcriptieprocessen volledig. Configureer triggers, voorwaarden, acties en integraties om slimme en efficiënte workflows te creëren.

Waarom automatiseren?

Workflowcomponenten

1. Triggers

Wat de workflow automatisch start:

| Trigger | Beschrijving | Voorbeeld | |---|---|---| | Bestandsupload | Wanneer een nieuw bestand wordt ingediend | Upload via dashboard of API | | Geplande tijd | Op specifieke tijdstippen | Elke dag om 8:00 uur | | Webhook ontvangen | Wanneer een ander systeem een melding stuurt | Nieuw bestand in Google Drive | | Batch voltooid | Wanneer een batch is afgerond | Alle 20 bestanden verwerkt | | Credits bijgeladen | Na aankoop van credits | Betaling bevestigd |

2. Voorwaarden (Filters)

Regels die bepalen of de workflow moet doorgaan:

• Bestandsformaat: Verwerk alleen MP3 en WAV
• Grootte: Pas chunking toe indien groter dan 100MB
• Taal: Routeer naar een specifieke engine per taal
• Tijd: Verwerk in batch buiten piekuren
• Creditsaldo: Pauzeer indien onvoldoende credits

3. Acties

Wat de workflow uitvoert:

• Transcriberen: Start transcriptie met vooraf gedefinieerde instellingen
• Exporteren: Sla resultaat op in een specifiek formaat
• Melden: Stuur e-mail, Slack-bericht of webhook
• Organiseren: Verplaats naar map, voeg tags toe
• Integreren: Stuur resultaat naar een extern systeem

Vooraf geconfigureerde workflows

Basis transcriptieworkflow

Bestand uploaden
  -> Ondersteund formaat controleren
  -> Transcriberen met AssemblyAI
  -> Exporteren als TXT en DOCX
  -> Melden per e-mail

Workflow voor video-ondertiteling

Video uploaden
  -> Audio automatisch extraheren
  -> Transcriberen met sprekerherkenning
  -> SRT- en VTT-ondertitels genereren
  -> Verzenden naar ondertitelmap
  -> Redactieteam op de hoogte stellen

Workflow voor vergadernotulen

Vergaderopname uploaden
  -> Transcriberen met AssemblyAI
  -> Sprekerherkenning inschakelen
  -> Exporteren als opgemaakt DOCX
  -> E-mailen naar deelnemers
  -> Archiveren op Google Drive

Workflow voor batchverwerking

Geplande tijd (dagelijks om 22:00 uur)
  -> Bestanden in map "in behandeling" vinden
  -> Creditsaldo controleren
  -> Alle bestanden parallel transcriberen
  -> Exporteren in geconfigureerd formaat
  -> Verplaatsen naar map "voltooid"
  -> Samenvattingsrapport per e-mail

Uw eerste workflow maken

Beschikbare integraties

Opslag

• Google Drive: Mappen automatisch synchroniseren
• Dropbox: Automatisch uploaden en downloaden
• Amazon S3: API-integratie
• OneDrive: Bestandssynchronisatie

Communicatie

• E-mail: Gepersonaliseerde meldingen
• Slack: Berichten in kanalen of DM's
• Microsoft Teams: Kanaalmeldingen
• Discord: Meldingen via webhooks

Automatisering

• Zapier: 5.000+ integraties beschikbaar
• Make (Integromat): Geavanceerde visuele workflows
• REST API: Maatwerkintegratie
• Webhooks: Real-time gebeurtenissen

Workflowmonitoring

Automatiseringsdashboard

Volg uw workflows in real-time:

• Recente uitvoeringen (succes/mislukt)
• Gemiddelde uitvoeringstijd
• Fouten en waarschuwingen
• Credits verbruikt per workflow
• Volledige uitvoeringsgeschiedenis

Configureerbare waarschuwingen

Stel meldingen in voor:

• Mislukte workflowuitvoering
• Onvoldoende credits om verder te gaan
• Lange uitvoeringstijd (boven verwachting)
• Uitvoeringslimiet bereikt

Best practices

Planning

• Begin met eenvoudige workflows en voeg geleidelijk complexiteit toe
• Documenteer elke workflow en het doel ervan
• Gebruik duidelijke, beschrijvende namen
• Wijs eigenaren toe aan elke workflow

Beveiliging

• Gebruik speciale inloggegevens voor automatisering
• Beperk machtigingen tot het noodzakelijke minimum
• Monitor uitvoeringen regelmatig
• Implementeer foutmeldingen

Optimalisatie

• Groepeer vergelijkbare acties voor efficiëntie
• Gebruik batchverwerking waar mogelijk
• Stel strategische uitvoeringsschema's in
• Evalueer en optimaliseer workflows periodiek

Verder leren

• Webhooks & Meldingen - Stel callbacks in voor uw workflows
• Batchverwerking - Automatiseer bulktranscripties
• API-integratie - Bouw maatwerkintegraties